پلمپ دفاتر چیست و چه کاربردی دارد ؟ مراحل انجام پلمپ دفاتر به چه صورت است ؟ در این مقاله از برند 56 به تمامی این سوالات پاسخ خواهیم داد، همراه ما باشید . قبل از هر چیزی باید بدانید که از مهمترین اقداماتی که باید پس از ثبت شرکت انجام شود، پلمپ دفاتر است.

ماده ۶ قانون تجارت می گوید: تمامی اشخاص، اعم از حقیقی و حقوقی به جز کسبه خرد و جزء پس از ثبت شرکت، جهت اظهارهزینه ها و درآمدهای خود به اداره مالیات به دفاتر پلمپ نیاز دارند و اداره مالیات اظهار هزینه ی شرکت ها را بر اساس همین اطلاعات موجود در دفاتر پلمپ شده می پذیرد.

دلیل نامگذاری پلمپ دفاتر به این علت است که پلمپ صفحات این دفاتر در اداره مالیات و ثبت شرکت ها می باشد. باید گفت هدف اصلی از پلمپ دفاتر، ایجاد شفافیت در مباحث مالی شرکت ها در اداره مالیات با توجه به انعکاس تمام جزئیات مربوط به رویدادهای مالی آن شرکت است.

اطلاعاتی از قبیل تاریخ، مقدار معامله، بدهکاری و بستانکاری هر حساب در دفاتر قانونی مشخص هستند.

تمامی شرکت هایی که در یک سال کارکرد مالی داشته باشند، باید عملکرد مالی خود را در این دفاتر به صورت دقیق، کامل و شفاف مشخص کرده و با مدارک و مستندات لازم، در اختیار اداره مذکور قرار داد. در اینجا ذکر این مساله مهم است که در صورت عدم فعالیت شرکت نیز ارائه دفاتر پلمپ شده الزامی است.

کاربرد دفاتر پلمپ

کاربرد دفاتر پلمپ چیست ؟ اکنون با مفهوم پلمپ دفاترآشنا شدیم و به این نتیجه رسیدیم که برای ثبت شرکت و ادامه ی فعالیت تجاری  پلمپ دفاتر یک ضرورت است. به طور کلی پلمپ دفاتر در موارد زیر کاربرد دارد:

• دریافت کد اقتصادی

کد اقتصادی شناسه ای ۱۲ رقمی است که پس از تشکیل پرونده و تعیین حوزه، توسط سازمان امور مالیاتی و اقتصادی کشور به اشخاص حقیقی و حقوقی تعلق می گیرد. از مزایای آن می توان به امکان شرکت در مناقصات و مزایدات، اخذ گواهی ارزش افزوده و اخذ کارت بازرگانی اشاره داشت. به منظور دریافت کد اقتصادی پلمپ دفاتر الزامی است.

• ارایه اظهارنامه مالیاتی

اظهارنامه مالیاتی کارنامه عملکرد مالی شخص حقیقی یا حقوقی مشمول پرداخت مالیات است و در ایران به صورت خوداظهاری است و بدین صورت که شخص اعلام می دارد که چه میزان درآمد داشته و میزان پرداخت مالیات چقدر باید باشد. پلمپ دفاتر مالی پیش نیاز ارائه اظهارنامه مالیاتی می باشد.

• اخذ کارت بازرگانی

کارت بازرگانی در واقع نوعی مجوز است که شخص با داشتن آن قادر به تجارت خارجی می باشد. به منظور اخذ کارت بازرگانی نیز پلمپ دفاتر یک ضرورت است.

معرفی دفاتر قانونی و انواع آن

همان طور که در قبل به آن اشره کردیم پلمپ دفاتر تجاری یکی از مهم ترین بخش مالیاتی یک شرکت می باشد. پلمپ دفاتر تجاری الزامی است در غیر اینصورت تمامی فعالیت شرکت غیرقانونی بوده و تبعات بسیاری خواهد داشت.

منظور از دفاتر قانونی دفاتری هستند که تمامی نقل و انتقالات و مراودات مالی شرکت در آن درج می گردد. لازم به ذکر است که تفاوتی میان دفاتر قانونی و تجاری نیست و هر دو یکسان هستند. این دفاتر قانونی انواع مختلفی دارد و بر اساس کاربرد به صورت  50- 100 و 150 برگی ارائه می شوند.

دفاتر تجاری به دو گروه رسمی و غیر رسمی تقسیم بندی می شوند، که بر اساس قانون تجارت 4 نوع دفاتر قانونی وجود دارد که عبارتند از:

. دفاتر رسمی روزنامه

دفتر روزنامه شاید مهمترین نوع از میان  دفاتر قانونی باشد و شرکت ها و تاجران باید حساب و کتاب های طلبکاری، بدهکاری، مبادلات تجاری، برداشت های شخصی مالی، مراودات صادرات و واردات، اسناد معاملات و … را در این دفتر وارد نماید.

“تعریف دفتر روزنامه در ماده ۷ قانون تجارت : دفتر روزنامه دفتری است که تاجر باید همه روزه مطالبات و دیون و داد و ستد تجارتی و معاملات راجع به اوراق تجارتی (‌از قبیل خرید و ‌فروش و ظهر نویسی) و به طور کلی جمیع واردات و صادرات تجارتی خود را به هر اسم و رسمی که باشد و وجوهی را که برای مخارج شخصی خود ‌برداشت می‌کند در آن دفتر ثبت نماید.”

دفاتر روزنامه خود دو نوع می باشد:

الف) دفتر روزنامه عمومی (دو ستونی) : متداول ترين نوع دفتر روزنامه، دفتر روزنامه عمومي يا دفتر روزنامه دو ستوني است. از آن رو به آن دو ستونی نیز می گویند که اين دفتر داراي دو ستون بدهكار و بستانكار مي باشد و به منظور ثبت حساب و کتاب های مالی در شرکت ها و مؤسسات كوچك استفاده می شود.

ب) دفتر روزنامه اختصاصی: دفاتر روزنامه اختصاصی معمولا در شرکت های بزرگ و موسساتی که دارای تراکنش های تکراری متعدد می باشند استفاده قرار مي شود. دفاتر روزنامه اختصاصی نیز با توجه به نوع معاملات 4 نوع هستند:

1. دفتر روزنامه خرید
2. دفتر روزنامه فروش
3. دفتر روزنامه پرداخت نقدی
4. دفتر روزنامه دریافت نقدی

. دفاتر رسمی کل

دفتر کل دفتری است که تمامی عملیات مالی ثبت شده در دفتر روزنامه به صورت هفتگی در آن وارد می شود. در دفتر کل اطلاعات به صورت جزئی آورده نمی‌شود و تنها سرفصل‌های حسابداری در آن منظور می شود. در دفتر کل باید جمع بدهکاران، بستانکاران، دارایی، صندوق و سرمایه ثبت گردد.

البته در حال حاضر نیازی به داشتن دفتر دارایی و دفتر کپیه  نیست و دفاتر مورد نیاز برای پلمپ دفاتر دفاتر روزنامه و دفاتر رسمی کل می باشند.

. دفاتر رسمی دارایی

یکی دیگر از انواع دفاتر می باشد و دفتری است که بصورت سالیانه مجموع تمامی دارایی منقول، غیرمنقول، طلب ها و بدهکاری های سال گذشته را به صورت جزئی و به ترتیب در آن دفتر ثبت و نگهداری می شود.

. دفاتر رسمی کپیه

دفتر کپیه دفتری است که نامه نگاری ها و صورت حساب های صادره با رعایت تاریخ وقوع در آن ثبت می شود.

. معرفی دفاتر غیر رسمی

علاوه بر دفتر رسمی، دفاتر دیگری به نام دفاتر غیر رسمی و کمکی داریم. این دفاتر، دفاتری هســتند که تهیه آن اجباری نیســت اما به منظور ایجاد ســهولت و دقت در نگهداری حساب ها تهیه می شوند. دفاتر معین از این جمله اند. دفتر معین، دفتری است که اجزای هر کدام از حساب های دفتر کل در آن ثبت می شود.

انواع دفتر معین

دفتر معین به سه دسته تقسیم می شود:

• دفتر معین مخصوص بدهکاران
• دفتر معین مخصوص بستانکاران
• دفتر معین برای اموال

مراحل پلمپ دفاتر

مراحل پلمپ دفاتر به شرح زیر است:

برای پلمپ دفاتر ابتدا باید به سایت سازمان ثبت اسناد و املاک کشور مراجعه نموده و بر روی گزینه “ورود به سایت” کلیک کنید.

پس از آن سیستم از شما نام کاربری و کلمه عبور را می خواهد.

سپس گزینه “پذیرش اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی” را انتخاب کنید.

در صفحه بعد اطلاعات متقاضی پلمپ دفتر ( که شامل نوع شخص متقاضی، شماره تماس و مشخصات مالی می باشد.) باید وارد گردد.

سپس بعد از بررسی اطلاعات، دکمه ی گام بعدی را بفشارید.

در این مرحله اطلاعات تکمیل کننده اظهارنامه پلمپ اطلاعات یکی از اعضای هیات مدیره را وارد کنید.

در این مرحله هیات مدیره شرکت/موسسه باید اطلاعات خواسته شده را وارد و بر روی گزینه ثبت کلیک کنید.

در این مرحله باید نوع دفتر و تعداد برگه های مورد نیاز و همچنین تعداد دفتر درخواستی را وارد کنید.

سپس در این مرحله باید صحت اطلاعات تایید شود . پس نیاز است که اظهارنامه و مدارک مورد نیاز پست گردد.

در نهایت نیز از طریق همان سامانه و انتخاب پیگیری درخواست، شماره پیگیری و بارکد پستی ای که از اداره پست دریافت کرده اید را وارد و بر روی ارسال اطلاعات پستی کلیک کنید.

یاد آوری : آدرس سایت سازمان ثبت اسناد و املاک کشوربه منظور پلمپ دفاتر irsherkat.ssaa.ir می باشد .

زمان اقدام جهت ثبت نام پلمپ دفاتر

زمان اقدام جهت ثبت نام پلمپ دفاتر بسیار مهم است و به همین دلیل پلمپ دفاتر باید در موعد قانونی انجام شود. ارائه پلمپ دفاتر تجاری به اداره مالیات تا پایان هر سال مالی یعنی تا پایان اسفند ماه می باشد.

لازم به ذکر است در صورت عدم ارائه این دفاتر جریمه منظور می گردد. ضمنا متقاضی می‌تواند پس از پلمپ دفتر، درخواست دفاتر سال بعد خود را نیز ثبت کند.

پلمپ دفاتر به اندازه‌ای اهمیت دارد که اگر قبل از پایان سال مالی، صفحات دفاتر تمام شوند، باید برای دریافت دفاتر جدید اقدام نمود و بسیار مهم است که  شرکت ‌ها و موسسات مالی حتی یک روز نباید بدون دفاتر قانونی باشند.

عواقب عدم ثبت نام پلمپ دفاتر

عدم ثبت نام پلمپ دفاتر موجب عدم پلمپ دفاتر تجاری در موعد مقرر می گردد. بر اساس قانون تجارت عدم تحویل دفاتر روزنامه و دفتر کل موجب 20% جریمه برای مالیات دهنده می گردد.

در این صورت اگر تاجر یا شرکتی نسبت به اخذ پلمپ دفاتر قانونی خود اقدام نکرده باشد یا اقدامات مالیاتی خود را در معین و طبق قانون انجام نداده باشد، ضمن عدم معافیت های مالیاتی شامل پرداخت مالیات بصورت علی الراس می گردد که قطعا مبلغ سنگینی است.

طبق آئین نامه ماده 95 قانون تجارت تمامی شرکت های دارا و مشمول  نگهداری دفاتر،قانونی، موظف هستند قبل از شروع سال مالی بعد دفاتر خود را پلمپ و اخذ کنند .

همچنین اگر بعد از تاریخ تعیین شده دفاتر قانونی را اخذ نموده و فعالیت تجاری در سال بعد داشته باشند ، دفاتر مذکور مردود شناخته شده و مبنای رسیدگی مالیاتی قرار نخواهد گرفت و جرایمی نیز شامل آنها می گردد.

دلایل رد دفاتر

رد دفاتر به معنی آن است که بازرسان مالیاتی، پلمپ دفاتر قانونی ارائه شده را مطابق آیین نامه تحریر دفاتر قانونی ندانسته و تایید نکرده اند. اگر دفاتر کل و روزنامه به هر دلیل رد شود، جریمه‌های مالیاتی را به همراه خواهد داشت. از مهم‌ ترین دلایل رد درخواست پلمپ دفاتر می توان موارد زیر را بر شمرد:

• فقدان یک یا چند برگ دفاتر پلمپ شده
• فقدان یک یا چند برگ دفاتر پلمپ شده
• پاک کردن مندرجات دفاتر قانونی با جوهر
• پاک کردن رویدادهای مالی با وسایل شیمیایی
• عدم تطابق معامله های مالی با تاریخ انجام آن‌ها
• عدم ثبت یک یا چند فعالیت مالی و پولی
• فقدان یک یا چند برگ از دفاتر پلمپ شده
• خارج شدن دفاتر از پلمپ
• اگر تعداد صفحات سفید در دفاتر قانونی بیش از حد مجاز باشد موجب رد دفاتر خواهد شد.
• عدم ارائه روش کار با اتوماسیون حسابداری
• عدم ثبت خلاصه عملیات شعب یا شعباتی که مودی در نقاط مختلف دارد.
• سفید ماندن همه صفحات
• اگر از دفاتر خالی و استفاده نشده سال‌های مالیاتی قبل استفاده شده باشد، این کار از موارد رد دفاتر قانونی خواهد بود.
• تحریر دفتر روزنامه بیش از 15 روز و تحریر دفتر کل و دفتر مشاغل با تاخیر بیش از حد مجاز آیین‌نامه باشد.
• رد دفاتر به‌خاطر بستانکاری حساب های بانکی

مدارک مورد نیاز برای پلمپ دفاتر

مدارک مورد نیاز برای پلمپ دفاتر برای اشخاص حقوقی و حقیقی متفاوت است که در ادامه به بررسی هر کدام به صورت جداگانه می پردازیم

. مدارک مورد نیاز اشخاص حقوقی برای پلمپ دفاتر

• رونوشت شناسنامه و کارت ملی مدیر عامل و مهر شرکت
• کامل نمودن فرم اظهارنامه دریافتی از اینترنت
• رونوشت روزنامه تاسیس شرکت
• رونوشت آخرین تغییرات ثبتی شرکت در روزنامه رسمی (در صورت وجود تغییرات)

. مدارک مورد نیاز اشخاص حقیقی برای پلمپ دفاتر

• کامل نمودن فرم اظهارنامه پلمپ دفاتر مهر و امضاء شده دریافتی از اینترنت
• رونوشت کارت ملی متقاضی.
• رونوشت پروانه کسب و یا مجوز فعالیت کسبی
• وکالتنامه یا معرفی نامه برای نماینده در صورتی که وکیل یا نماینده برای پلمپ دفاتر معرفی شده باشند

مشمولین پلمپ دفاتر

بر اساس قانون، تقریبا تمامی شرکت‌هایی که ثبت می گردند باید اقدامات لازم برای دفاتر پلمپ را به انجام برسانند . علاوه بر این اشخاصی که معاملات مالی و بالاخص میزان فروش آن‌ها ده برابر درآمد آن‌ها باشد مشمول عملیات پلمپ هستند.

برای وکلا و پزشکان میزان این مبلغ بیشتر از پانزده میلیارد ریال می باشد تا آن ها را مشمول پلمپ دفاتر شوند. البته ناگفته نماند که افراد زیر بدون درنظر گرفتن میزان درآمدشان مشمول عملیات پلمپ هستند. این افراد عبارتند از:

• دارندگان کارت بازرگانی

• صاحبان کارخانه‌ها و بهره‌ برداران معادن

• صاحبان هتل‌های سه‌ ستاره و یا بیشتر

• صاحبان صرافی‌ها

• صاحبان بیمارستان، زایشگاه و کلینیک‌ها

• صاحبان فروشگاه‌های زنجیره‌ای که مجوز دارند.

اشتباهات رایج در ثبت دفاتر روزنامه و نحوه رفع آن ها

علی رغم اهمیت پلمپ دفاتر گاها اشتباهات مرسومی در ثبت دفاتر روزنامه و کل وجود دارد که حسابدارها در برخی مواقع با آنها روبرو می‌شوند، لذا به منظورعدم رد دفاتر قانونی باید نسبت به رفع آن ها اقدام کرد:

• اشتباه قبل از انتقال از دفتر روزنامه به دفتر کل : اگر مبلغ یا عنوان حساب در دفتر روزنامه اشتباه نوشته شد و در صورتی که  این اطلاعات هنوز به دفتر کل انتقال پیدا نکرده است، باید بر روی اشتباه مورد نظر خط کشید و عنوان یا مبلغ درست را در بالای آن نوشت.

• اشتباه در ثبت دفاتر حسابداری پس از انتقال از دفتر روزنامه به دفتر کل : در این گونه موارد باید از ثبت سند اصلاحی در دفتر روزنامه کمک گرفت .

• اشتباهاتی در زمان انتقال رویدادها از دفتر روزنامه به کل : به منظور رفع این اشتباه یا باید بر روی اشتباه موردنظر با خودکار قرمز خط کشید و با خودکار سیاه بالای همان اشتباه، عدد یا عنوان صحیح را نوشت و یا در دفتر کل یک ثبت اضافی ثبت کرد که باعث خنثی شدن اثر اشتباه مورد نظر شود.

سوالات متداول در رابطه با پلمپ دفاتر

بسیاری از کاربران در مراحل اقدام برای پلمپ دفاتر ممکن است با سوالات زیر مواجه شوند. در اینجا به تفصیل به بررسی چند سوال متدوال در این زمینه می پردازیم.