نحوه نوشتن صورت جلسه موضوعی است که در این مقاله به آن خواهیم پرداخت. به نشست و اجتماع یک گروه و بحث و گفت و گو در مورد یک موضوع جلسه می گویند. یک جلسه می تواند در سطح افراد عادی در باره موضوعاتی همچون مسائل ساختمان و یا اتفاق نظر بر سر یک مساله داخلی و یا در سطح کارشناسی و در مورد مسائل اداری و سازمانی و یا حتی در سطح مدیران ارشد درباره مسائل کشوری، لشگری و بین المللی باشد.

با توجه به اهمیت جلسات و ضرورت مشخص کردن موضوع و یا موضوعات، دستورات و تصمیم های مقتضی و وظایف هر یک از حاضران به منظور پیگیری های آتی ، وجود یک گزارش یا همان صورت جلسه الزامی و با اهمیت به نظر می رسد. به بیانی دیگر یک صورت جلسه نوشته می شود تا حاضرین جلسه مشخص شود، مذاکرات انجام شده و تصمیمات اخذ شده ثبت شود و به صورت شفاف معلوم گردد که از چه شخصی  باید موارد محول شده خواسته شود.

اینکه نوشتن صورت جلسه چه کاربرد و فایده ای دارد، چگونه باید نوشته شود، انواع صورت جلسه کدام است، نکات مهم نوشتن صورت جلسه و مراحل نوشتن آن چیست موضوع این مقاله است. به همین منظور و برای آشنایی با مفاهیم مربوط به نحوه نوشتن صورت جلسه از برند 56 با ما همراه باشید.

کاربرد و مزایای نوشتن صورت جلسه

همانطور که گفتیم اطلاع از نحوه نوشتن صورت جلسه با توجه به اهمیت آن بسیار کاربردی است. در واقع صورت جلسه به نوعی یک سند حقوقی است که مسائل مربوط به جلسه را بازتاب می دهد.

کاربرد صورت جلسه بخصوص در مواردی همچون جلسات فوق ‌العاده و عادی مجمع عمومی سازمان، جلسات هیئت ‌مدیره، جلسات مربوط به تغییر در اساسنامه ‌ی سازمان، جلسه‌ ی اعلام انحلال یا تاسیس شرکت، جلسات معارفه یا تودیع مدیران، اعضای هیئت‌ مدیره یا شرکا و جلسات مربوط تغییرات هویتی در شرکت مانند نام، برند و غیره ملموس تر است.

در راستای بیان اهمیت موضوع نحوه نوشتن صورت جلسه و کاربرد و مزایای نوشتن صورت جلسه می توان موارد زیر را بر شمرد:

• ارائه خط مشی و نقشه راه

با نوشتن صورت جلسه و ثبت نکات و وظایف و تعهدات هر فرد می توان به سادگی به عنوان راهنمای انجام کار از آن استفاده نمود.

• استفاده به عنوان تقویم کاری

صورت جلسه با تعهدات الزام آور و محدوده زمانی خود باعث خواهد شد تا ضمن یادآوری موارد و وظایف ، مدت زمان مورد نظر را مشخص و تمامی افراد حاضر در جلسه را از روند پیشرفت کار مطلع سازد.

• ثبت کلیات و جزئیات جلسه برای اطلاع غایبین

وجود صورت جلسات کمک خواهد کرد تا کسانی که وجود شان در جلسه لازم بوده اما به هر دلیل حضور نداشتند و یا کسانی که لازم به حضور شان در جلسه نبوده اما باید برخی وظایف را بر عهده بگیرند و همچنین کسانی که ممکن است در حین انجام تعهدات در جایگاه تعهد دهنده بنشینند از چون و چرای جلسه با خبر شوند.

• تسریع در کار

با وجود دستور کارهای یک صورت جلسه وظایف هر فرد و تایم پلان و زمان بندی هر شخص معلوم می گردد و هر یک از اعضای حاضر در جلسه می توانند نسبت به کار و وظیفه خود برنامه ریزی داشته باشند و در زمان خود صرفه جویی کنند.

• مرجع حقوقی در موارد خاص

صورت جلسات در غیاب قانون نوشته شده و اختلافات مربوط به موضوعات می تواند به عنوان مرجع قانونی عمل کرده و اعضاء به دستورات و مصوبات آن اقتدا نمایند.

نحوه نوشتن صورت جلسه: بررسی ساختار صورت جلسه

به منظور آشنایی با نحوه نوشتن صورت جلسه لازم است تا درباره ساختار و تشکیلات یک صورت جلسه بیشتر بدانیم. به صورت کلی ساختار یک صورت جلسه شامل موارد زیر می باشد:

• عنوان جلسه:

هر جلسه فارغ از نوع و تعداد شرکت کنندگان در آن، به دلیل یک موضوع تشکیل شده است. لذا یکی از مهم ترین موارد و البته اولین آیتم یک صورت جلسه عنوان جلسه می باشد که معمولا در ابتدای فرم صورت جلسه و با تیتر درشت نوشته می شود.

• زمان برگزاری جلسه:

یکی دیگر از ارکان جلسه که نوشتن آن در صورت جلسه الزامی است زمان برگزاری جلسه است. این تاریخ در سمت راست و یا چپ بالای صفحه صورت جلسه نوشته می شود و در مواقع مراجعات بعدی به صورت جلسه و جلسات پیرو آینده بسیار حائز اهمیت می باشد.

• مکان برگزاری جلسه:

از دیگر موارد مهم یک صورت جلسه مکان برگزاری جلسه می باشد و در زمان پیگیری های بعدی می تواند بسیار مهم تلقی گردد.

• نام افراد حاضر و غایبین جلسه:

در هر صورت جلسه باید نام حاضرین و مدعوین جلسه و همچنین نام غایبین جلسه درج شده باشد که به منظور پیگیری های بعدی و ذکر متعهدین و تعهدات آن ها بتوان به آن رجوع نمود.

• مصوبات جلسه:

یکی از بخش های اصلی صورت جلسه، مصوبات و تصمیمات اخذ شده جلسه است. همچنین در مصوبات جلسه نام متعهدین و زمان انجام تعهد نیز خواهد آمد.

• امضای حاضرین:

همانطور که در بخش قبل بیان شد یک صورت جلسه می تواند به عنوان مرجع قانونی میان اعضاء به حساب بیاید لذا لازم است تا شرکت کنندگان و در برخی موارد غایبین جلسه نسبت به امضای مفاد صورت جلسه و مصوبات و تعهدات آن اقدام نمایند.

انواع صورت جلسه

نکته مهمی که در مبحث نحوه نوشتن صورت جلسه اهمیت دارد انواع صورت جلسه است. صورت جلسه ها با توجه به ماهیت تشکیل آن به دسته های زیر تقسیم می شوند:

• صورت جلسه‌ شرکت
• صورت جلسه‌ اداری
• صورت جلسه‌ دعاوی دادگاهی
• صورت جلسه‌ ساختمان
• صورت جلسه کارگاهی
• صورت جلسه‌ نظامی
• صورت جلسه‌ انتظامی
• صورت جلسه‌ مدرسه

برخی از این صورت جلسات خود به انواع مختلفی تقسیم بندی می شوند همانند:

• صورت جلسه های شرکتی یا اداری
• صورتجلسه مجمع عمومی موسس
• صورت جلسه مجمع عمومی عادی(سالیانه)
• صورت جلسه مجمع عمومی فوق العاده
• صورت جلسه هیات مدیره
• صورت جلسه مجمع عمومی عادی بطور فوق العاده
• صورت جلسه های کارگاهی و پروژه محور
• صورت‌ جلسه تحویل کارگاه
• صورت ‌جلسه کنترل و درستی نقاط نشانه و مبدأ
• صورت جلسه ورود مصالح به کارگاه
• صورت جلسه مقدار مصالح پای کار برای تهیه صورت وضعیت موقت
• صورت جلسه خسارات وارده به پروژه ناشی از بروز حوادث
• صورت جلسه توقف بخشی از عملیات اجرایی ناشی از کشف اشیای عتیقه
• صورت جلسه خدمات و نیروی انسانی متعلق به پیمانکار و در اختیار کارفرما
• صورت جلسه فواصل حمل
• صورت جلسه خروج ماشین آلات و ابزار مازاد بر نیاز پیمانکار از کارگاه
• صورت جلسه قیمت جدید
• صورت جلسه تحویل موقت
• صورت جلسه رفع نواقص جهت تحویل موقت
• صورت جلسه تحویل قطعی

همچنین صورت جلسات از لحاظ شیوه نگارش و اهداف به بخش های زیر تقسیم بندی می شوند:

• صورت جلسه اقدامات
• صورت جلسه مذاکرات
• صورت جلسه کلمه به کلمه

نکات مهم برای تنظیم و نحوه نوشتن صورت جلسه

نحوه نوشتن صورت جلسه حاوی نکاتی است که بیان آن ها و دانستن آن ها بسیار مهم و حیاتی است، در زیر به برخی از نکات مهم در زمینه نحوه نوشتن صورت جلسه اشاره می کنیم:

• در مواقع عدم نیاز از برگزاری جلسه خودداری نمایید.
• در زمانی که می توان جلسه را به صورت آنلاین برگزار کنید از برگزاری حضوری آن بپرهیزید.
• نسبت به نوشتن دستور جلسه دقیق و مصر باشید.
• قبل از برگزاری جلسه از آگاهی افراد شرکت کننده نسبت به دستور جلسه اطمینان حاصل کنید.
• در جلسات بیش از 4 نفر حتما یک نفر را به عنوان دبیر جلسه که وظیفه نظارت بر اجرای درست جلسه را دارد انتخاب نمایید.
• پیش از شروع جلسه آمادگی لازم جهت نوشتن صورت جلسه را داشته باشید.
• نسبت به نوشتن موارد کلیدی و تشخیص آن از موارد غیر ضروری دقت نمایید.
• از فرمول خلاصه نویسی جهت موارد مفصل استفاده نمایید.
• در صورتی که جلسه ی پر چالشی پیش رو دارید از یک دستگاه ضبط صدا استفاده نمایید.
• پس از اتمام جلسه و آماده شدن صورت جلسه آن را در اختیار حاضرین و در صورت لزوم غایبین جلسه قرار دهید.
• از نوشتن کلماتی که نشان دهنده ی احساس و یا قضاوت شما می باشد پرهیز نمایید. برخی از این کلمات عبارتند از: خوشبختانه، متاسفانه، بالاخره

مراحل و نحوه نوشتن صورت جلسه

تا اینجا با ارکان و موارد مهم نحوه نوشتن صورت جلسه آشنا شدیم، حال با بکارگیری موارد ذکر شده طی مراحل زیر می توان یک صورت جلسه را نوشت:

• ابتدا در صورت وجود صورت جلسات قبلی نسبت به مطالعه آن ها اقدام کنید.
• پیش از بقیه در جلسه حضور داشته باشید و جای مناسب را انتخاب نمایید و حاضرین و غایبین را شناسایی نمایید.
• ابزار نوشتن صورت جلسه همانند مداد، کاغذ ، خودکار و یا لپ تاپ را به همراه داشته باشید.
• موضوع جلسه ، تاریخ، مکان و دستور جلسه را یادداشت نمایید.
• نسبت به نوشتن صورت جلسه با رعایت مواردی همچون مختصر نویسی، نوشتن نکات اساسی، دوری از نوشتن حواشی غیر ضروری، درج نکات کلیدی و مسئولیت هر یک از حاضرین و .. اقدام نمایید.
• در پایان جمع بندی نموده و مجدد صورت جلسه را بررسی کنید.
• با در نظر گرفتن ترجیحات و نکات مورد نظر مدیران و یا ارشد جلسه نسبت به تنظیم صورت جلسه اقدام کنید.
• در پایان از حاضرین امضاء گرفته و نسبت به پخش نسخه ای از صورت جلسه اقدام نمایید.

سوالات متداول نحوه نوشتن صورت جلسه

در این بخش به برخی از سوالاتی که ممکن است برای علاقه مندان مبحث نحوه نوشتن صورت جلسه پیش بیاید پاسخ خواهیم داد.