اظهارنامه ثبت در دفاتر بازرگانی چیست و چه مراحلی دارد ؟ برای پاسخ به این پرسش باید گفت که ماده 1 آئين‌ نامه دفتر ثبت تجارتی مصوب سال 1325 اعلام می دارد در هر محلی كه اداره يا دایره يا شعبه ثبت تشكيل شده باشد به منظور ثبت نام بازرگانان و بنگاه های بازرگانی و شركتهای تجارتی دفتر مخصوصی به نام دفتر ثبت تجارتی تأسيس خواهد شد.

بر این اساس تمامی بازرگانان و تجار موظف هستند که اقدام به ثبت مشخصات در دفاتر ثبت بازرگانی کنند. ماده 4 قانون مذکور می گوید بازرگانان و بنگاه های بازرگانی و شركت های تجاری كه پس از مدت سه ماه به شغل بازرگانی اشتغال داشته و يا تأسيس می شوند در ظرف يك ماه از تاريخ شروع بكار يا تاسيس مكلف به تسليم اظهارنامه مذكور در ماده فوق می باشند و بدیهی است عدم انجام آن با جزای نقدی مواجه خواهد شد.

همچنین ماده 10 این آیین نامه به صراحت اعلام می دارد هر بازرگان و يا رئيس بنگاه بازرگانی و يا شركتی كه طبق مقررات اين آئين‌ نامه اسم خود را ثبت می نمايد مكلف است در سرلوحه كاغذهای تجارتی و سياهه های فروش و يادداشت ها و برگه های سفارش و هر نوع اسناد و مطبوعات تجاری كه به كار مي برد ضمن درج عنوان تجاری شماره ثبت دفتر ثبت تجاری را نيز قيد نمايد.

در این مقاله از برند 56 بر آن هستیم تا ضمن توضیحات کاملی از مراحل و شرایط اظهارنامه ثبت در دفاتر بازرگانی و معرفی سامانه ثبت اینترنتی اظهارنامه ثبت در دفاتر بازرگانی، نحوه و مراحل ثبت اینترنتی اظهارنامه ثبت در دفاتر بازرگانی را نیز بررسی نماییم، با ما همراه باشید.

معرفی سامانه ثبت اینترنتی اظهارنامه ثبت در دفاتر بازرگانی

مراحل ثبت اینترنتی اظهارنامه ثبت در دفاتر بازرگانی از طریق سامانه سازمان ثبت اسناد و املاک قوه قضاییه به آدرس irsherkat.ssaa.ir امکان پذیرمی باشد. پس از ورود به سامانه و انتخاب تب ” اظهارنامه دفتر ثبت تجارتی” با زیر مجموعه های زیر مواجه خواهید شد.

• ثبت نام اظهارنامه دفتر ثبت تجارتی

نحوه و مراحل ثبت اینترنتی اظهارنامه ثبت در دفاتر بازرگانی

نحوه و مراحل ثبت اینترنتی اظهارنامه ثبت در دفاتر بازرگانی به صورت زیر است :

در ابتدا گزینه ثبت نام اظهارنامه دفتر ثبت تجارتی را انتخاب نمایید. پس از انتخاب این گزینه سایت از شما خواهد خواست شماره پیگیری درخواست خود را که در اصل شماره پیگیری درخواست پلمپ مکانیزه دفاتر قانونی می باشد را در کادر ظاهر شده وارد نمایید.

• نکته : در صورت فراموشی شماره پیگیری می توان از گزینه شماره پیگیری خود را فراموش کرده ام استفاده نموده و با وارد کردن اطلاعات خواسته شده اقدام به بازیابی شماره پیگیری خود نمائید.

در قدم بعدی از منوی نوع شخص متقاضی، گزینه شخص حقوقی را انتخاب نمایید. پس از آن اطلاعات از پایگاه اطلاعات سامانه جامع نمایش داده خواهد شد. در این مرحله تنها شماره تلفن همراه شخص قابلیت ویرایش را دارد.

در مرحله بعد یعنی تکمیل کننده  اظهارنامه/ امضاء کننده دفتر ، اطلاعات مدیرعامل شخصیت حقوقی نشان داده شده است.

شایان ذکر است که اطلاعات باید با آخرین تغییرات صورت گرفته منطبق باشد و در صورت هرگونه مغایرت باید برای هر گونه تغییرات و به روز رسانی اطلاعات از طریق انتخاب گزینه صورت جلسه تغییرات در این سامانه اقدام نمایید.

در غیر این صورت باید متقاضی مدارک مربوطه را جهت رفع مشکل به اداره ثبت شرکت های مربوطه تحویل نماید. سپس اطلاعات امضاء کنندگان ذیل دفتر الکترونیک را وارد نمایید.

در صورتی که متقاضی دفتر ثبت تجارتی شخصیت حقوقی دولتی باشد لازم است اطلاعات معرفی نامه صادره در قسمت وکالتنامه وارد شود.

در مرحله بعد باید گروه فعالیت خود را که از میان گزینه های بازرگانی، صنعت،کشاورزی و…  انتخاب نموده، سپس از میان رشته های فعالیت که زیر مجموعه گروه انتخاب شده هستند حداکثر 3 دسته انتخاب نماید.

مرحله بعد، انتخاب رشته تجارت است که شامل رشته تجارت داخلی، خارجی و یا داخلی خارجی می باشد. تجارت خارجی را باید اشخاصی که قصد واردات یا صادرات کالا را دارند انتخاب نمایند.

سپس متقاضی باید اقدام به وارد نمودن میزان سرمایه خود کند. ملاک سرمایه برای اشخاص حقوقی، آخرین سرمایه ثبت شده شرکت می باشد.

در ادامه باید ارقام کالا را وارد نمایید. منظور از ارقام کالا در این قسمت نوع جنس و چند بخش از کالاهایی که قصد تجارت آنها را دارید می باشد.

در مرحله آخر باید پس از بررسی نهایی اطلاعات وارده، از صحت آنها اطمینان یافته و اقدام به پذیرش نهایی درخواست خود و دریافت رسید پذیرش اینترنتی نمایید. لازم به تذکر است بدیهی است پس از این مرحله و ثبت اطلاعات امکان ویرایش اطلاعات را نخواهید داشت و هر گونه مغایرت میان اطلاعات ثبت شده و مدارک موجب ابطال درخواست شما می گردد.

شرایط و محل صدور اظهارنامه ثبت در دفاتر بازرگانی

شرایط و محل صدور اظهارنامه ثبت در دفاتر بازرگانی چیست ؟ دفاتر بازرگانی شامل ۴ دفتر روزنامه، دفتر کل، دفتر کپیه و دفتر معین می باشد که تجار بایستی نسبت به ثبت صورتحساب های خود در آن اقدام نمایند. باید خاطر نشان کرد که دفاتر روزنامه و کل باید به صورت اجباری تهیه شود تا امور تجاری و بازرگانی و گردش مالی در آن ثبت و درج شود.

بنابراین تجار باید با توجه به مقدار معاملات خود نسبت به اخذ دفاتر پلمپ که معمولا بصورت ۵۰ برگ, ۱۰۰ برگ, ۲۰۰ برگ و یا دفاتر خاص هستند اقدام کنند و تمامی صورتحساب های مالی خود را در آن ها درج نماید.

پس از آن دفاتر توسط دادستان شماره گذاری و امضاء و ممهور به مهر دادسرا می گردند. تعداد صفحات  دفاتر پلمپ در اول و آخر آن با درج تاریخ مشخص شده و شماره هر صفحه نیز مشخص می گردد تا کم و زیاد شدن صفحات امکان نداشته و موجب سوءاستفاده نگردد.

پلمپ دفاتر توسط اداره ثبت شرکت ها و موسسات غیر تجاری صورت گرفته و تا قبل از شروع سال مالی باید این دفاتر تهیه گردد. بعد از پلمپ دفاتر اقدام جهت اظهارنامه دفتر ثبت تجاری از اداره ثبت شرکت ها و موسسات غیر تجاری امکان پذیر است.

مراحل اظهارنامه ثبت در دفاتر بازرگانی

مراحل اظهارنامه ثبت در دفاتر بازرگانی به صورت زیر است :

1. مراجعه به سایت ثبت اسناد و مالک کشور
2. پذیرش اظهارنامه ثبت نام در قسمت اظهارنامه دفتر ثبت تجارتی.
3. وارد کردن شماره پیگیری درخواست پلمب مکانیزه با توجه به دفتر کل و یا روزنامه.
4. وارد کردن و تکمیل اطلاعات و تهیه پرینت از اظهارنامه دریافتی.
5. تهیه سه برگ اظهارنامه به همراه یک برگ گواهی پلمپ دفاتر تجارتی و کپی مدارک هویتی شخص شامل کارت ملی و شناسنامه شخص حقیقی و روزنامه رسمی تاسیس برای شخصیت حقوقی)
6. مراجعه نمودن به واحد ثبت نام دفاتر بازرگانی و تحویل مدارک.
7. پرداخت مبلغی به عنوان کارمزد.
8. اخذ اظهارنامه ثبت نام دفاتر تجاری به همراه شماره اظهارنامه و مهر برجسته.

موارد درج شده در اظهارنامه ثبت در دفاتر بازرگانی

موارد درج شده در اظهارنامه ثبت در دفاتر بازرگانی به شرح زیر است:

• نام و نام خانوادگی تاجر و رئیس بنگاه و مدیران شرکت و نام تجارتخانه، بنگاه یا شرکت.
• تاریخ ، محل صدور و تولد و همچنین شماره شناسنامه.
• تابعیت
• تاریخ و طرز تحصیل تابعیت ثانوی در صورت اخذ تابعیت کشور دیگر.
• تاریخ ورود به ایران و شماره و محل صدور پروانه اقامت برای افراد خارجی
• آدرس اقامت شخصی، تجارتخانه یا بنگاه بصورت کامل و آدرس مرکز اصلی شرکت و شعبه های آن در صورت وجود.
• میزان سرمایه در شرکت های تجاری.
• شماره ثبت منگنه و پلمپ دفاتر تجاری با مواد 6 و 12 قانون تجارت.
• شماره تلفن، کتاب رمز تجاری اگر داشته باشد.
• درج شماره ثبت علائم تجاری
• در صورتی که شرکت، بنگاه یا بازرگان تنها به معاملات در داخل کشور اشتغال دارد باید نوع معاملات و نام کالایی که مورد معامله می باشد درج کند.
• در صورتی که شرکت، تجارتخانه یا بنگاه به تجارت در خارج از کشور اشتغال دارد باید مشخص نماید که وارد کننده است یا صادرکننده یا حق العمل کار یا هر سه و در صورت امکان ارقام کالای عمده ای که صادر یا وارد می نماید تعیین نماید.

مدارک مورد نیاز جهت اظهارنامه ثبت در دفاتر بازرگانی

مدارک مورد نیاز جهت اظهارنامه ثبت در دفاتر بازرگانی شامل دسته های جدا برای اشخاص حقیقی و حقوقی می شود که در زیربه آن ها اشاره شده است.

مدارک اظهارنامه دفاتر ثبت اشخاص حقیقی

مدارک مورد نیاز جهت اظهارنامه دفتر تجارتی برای اشخاص حقیقی به شرح زیر می باشد:

• تصویر شناسنامه و کارت ملی شخص
• تصویر صفحه اول دفاتر تجارتی شخص حقیقی در سال جاری
• تعیین طبقات مورد درخواست
• در صورتی که وکیل شخص امور را انجام می دهد، اصل یا فتوکپی برابر اصل وکالتنامه

مدارک اظهارنامه دفاتر ثبت اشخاص حقوقی

مدارک لازم برای اشخاص حقوقی نیز به قرار زیر می باشد:

• تصویر آگهی تاسیس شرکت و آخرین تغییرات تعیین سمت آن
• تصویر صفحه اول دفاتر تجارتی شخص حقوقی در سال جاری
• تعیین طبقات مورد درخواست
• در صورتی که وکیل شخص امور را انجام می دهد، اصل یا فتوکپی برابر اصل وکالتنامه

نمونه اظهارنامه ثبت در دفاتر بازرگانی

اداره کل ثبت شرکتها و موسسات غیر تجاری نمونه اظهارنامه ثبت دفاتر تجاری را به صورت زیر ارائه داده است:

سوالات متداول در رابطه با اظهارنامه ثبت در دفاتر بازرگانی

بسیاری از کاربران در مراحل اقدام برای اظهارنامه ثبت در دفاتر بازرگانی ممکن است با سوالات زیر مواجه شوند. در اینجا به تفصیل به بررسی چند سوال متدوال در این زمینه می پردازیم.