دفاتر خاص چیست و چه کاربردهایی دارد؟ این پرسشی است که در این مقاله از برند 56 میخواهیم به بررسی آن بپردازیم، با ما همراه باشید. نخستین گام پس از ثبت و تاسیس یک شرکت دریافت دفاتر خاص و یا قانونی است. ضمن اینکه قانون تجارت نیز به صراحت لزوم داشتن دفاتر خاص برای شرکت های تجاری و حتی افراد حقیقی که بدون ثبت شرکت مشغول مراودات تجاری هستند را مشخص کرده است.

کاربرد دفاتر خاص و یا قانونی در واقع ثبت رویدادهای مالی است. ثبت رویدادهای مالی در حقیقت مبنای درآمد شرکت تجاری است که بر این اساس میزان مالیات شرکت مربوطه توسط اداره مالیات مشخص و تعیین می شود. از اینجاست که لزوم داشتن این دفاتر برای اشخاص حقیقی که شرکت تجاری ثبت نکرده اند و شرکت هایی که فعالیت تجاری نیز ندارند مشخص می گردد.

کاربرد دفاتر خاص

دفاتر خاص یکی از الزامات شرکت های تجاری است. در مجموع کاربرد دفاتر خاص را می توان در زیر خلاصه نمود:

• مهمترین کاربرد دفاتر خاص امور مالیاتی است و باعث شفافیت میزان درآمد می شود.
• دفاتر خاص تمامی جزئیات مربوط به یک رویداد مالی همانند تاریخ، مقدار معامله، نام طرف حساب، بدهکاری و بستانکاری را نشان می دهند.
• مراودات مالی را بر اساس تاریخ طبقه بندی کرده و دسترسی به آنها را راحت می کند.
• با تنظیم درست و ارسال به موقع آن از یک سو سبب عدم جریمه مالیاتی شده و از سوی دیگر بخشودگی مالیاتی را نیز در بر دارد.

انواع دفاتر خاص

کاربرد دفاتر خاص یا قانونی بر اساس انواع آن متفاوت است. ماده 6 قانون تجارت انواع دفاتر خاص را به قرار زیر تقسیم بندی نموده است:

• دفتر روزنامه

دفتر روزنامه دفتری است که تمام عملیات ها و معاملات مالی در آن ثبت می شود. دفاتر روزنامه در حقیقت مهم ‌ترین دفتر خاص یا دفتر قانونی هستند، زیرا تمامی مراودات مالی به صورت روزانه و جزئی در آن ها ثبت می‌ شوند.

دفتر روزنامه دو مشخصه عمده دارد یعنی هم نشانگر معاملات مالی یک شرکت است و هم تمامی اطلاعات مربوط به یک معامله اعم از تاریخ معامله ،نام  حساب های بدهکار و بستانکار مبالغ بدهکار و بستانکار در آن ثبت می شود. دفتر روزنامه خود به دو نوع دفتر روزنامه عمومی و دفتر روزنامه اختصاصی تقسیم می شود.

• دفتر کل

دفتر کل دفتری است که تمام عملیات های مالی ثبت شده در دفتر روزنامه به آن منتقل می شود. در دفتر کل برای هر حساب یک صفحه جداگانه وجود دارد، در حقیقت دفتر کل ، دفتری است که در آن حساب ها به صورت جداگانه نگهداری می شوند.در دفاتر کل خلاصه معاملات و رویداد های مالی به صورت جداگانه ثبت می شوند.از همین رو به آن دفتر ثبت نهایی هم گفته می شود.

دفتر کل نیز دو مشخصه کلی دارد: یکی آن که در دفتر کل هر حساب صفحه یا صفحات جداگانه ای دارد یعنی  برای همه حساب ها اعم از موجودی نقد و بانک ، حساب ها و اسناد دریافتی  ، پیش پرداخت ، حساب های پرداختی ، دارایی های ثابت ، دارایی نا مشهود ، استهلاک انباشته ، ذخایر ، پیش دریافت و … صفحه و یا صفحات جداگانه ای اختصاص می گیرد.

دوم آن که حساب ها به همان ترتیبی که در ترازنامه منعکس می شود صفحه گذاری می شوند یعنی ابتدا دارایی ها ، سپس بدهی ها و در پایان سرمایه نوشته می شود.

• دفتر مشاغل (دفتر درآمد و هزینه)

دفتر مشاغل دفتری است که معاملات صاحبان مشاغل گروه دوم و سوم به ترتیب تاریخ وقوع در این دفتر ثبت می شود، به طوری که در پایان سال جمع درآمد و تنظیم حساب سود زیان می تواند از آن استخراج شود.

• دفتر دارایی

در دفتر دارایی، کلیه دارایی های شرکت، مؤسسه تجاری یا تاجر به شکل منقول، غیر منقول، دیون، وجه نقد و مطالبات قید می گردد. در این دفتر کلیه دیون و مطالبات ثبت می شود.

• دفتر کپیه

دفتری است که در آن کلیه مراسلات و فاکتورهای صادره در آن به ترتیب تاریخ ثبت و نگهداری می شود.

• دفتر معین

دفتر معین با نام دفتر کمکی هم شناخته می شود، به این دلیل که این دفتر به امور حسابداری شرکت کمک می کند. در حقیقت از دفتر معین به منظور تفکیک حساب های دفتر کل استفاده می شود. دفاتر معین خود به چند دسته تقسیم می شوند:

. دفتر معین بانک

. دفتر معین بدهکاران

. دفتر معین اموال

. دفتر معین بستانکاران

زمانبندی دفاتر خاص

کاربرد دفاتر خاص همانطور که گفته شد مختص فعالیت های تجاری است. شرکت ها و اشخاص حقوقی و حقیقی موظف هستند که  پیش از سال مالی جدید نسبت به دریافت و تنظیم دفاتر خاص اقدام نموده و پس از تایید دفاتر حسابداری مورد تایید سازمان مالیات به اداره مالیات تحویل دهند.

ذکر این نکته نیز ضروری است که در صورت تمام شدن هر یک از دفاتر می توان فارغ از زمان های یاد شده نسبت به دریافت آن ها اقدام نمود.

نحوه نوشتن دفاتر خاص

مهم ترین کاربرد دفاتر خاص ثبت مراودات مالی است. بر این اساس نحوه نگارش، تنظیم و نوشتن این دفاتر نیز بسیار مهم و اساسی است. از آن جا که دفاتر روزنامه و کل جهت امور مالیاتی نیاز هستند  و بروز اشتباهات و ایرادات فاحش در این دفاتر موجب رد دفاتر قانونی شده و جرائم سنگین مالیاتی را در بر خواهد داشت نحوه نوشتن آن ها را مرور خواهیم نمود. به دلیل اهمیت این موضوع پیشنهاد می کنیم که از کارشناسان و مشاوران برند 56 کمک بگیرید.

• دفاتر روزنامه

صفحات دفتر روزنامه دارای شامل ستون تاریخ، ستون شرح، ستون بدهکار و ستون بستانکار و ستون عطف می باشد. در ستون ردیف، شماره وارد می شود. در ستون ‌های روز و ماه، تاریخ سند حسابداری درج می شود. در سمت راست ستون شرح، نام حساب کل درج شده و در مقابل آن مبلغ بدهکار یا بستانکار در ستون مربوطه نوشته می شود. در ستون عطف نیز جلوی هر حساب شماره صفحه آن حساب در دفتر کل نوشته می شود.

• دفتر کل

صفحات دفتر کل شامل تاریخ، شماره دفتر روزنامه، شرح، بدهکار/ بستانکار، تشخیص و باقیمانده می باشد. در ستون تاریخ سال در بالای عبارت تاریخ و در ستون ‌ها، روز و ماه معامله مورد نظر نوشته می ‌شود. در شماره دفتر روزنامه ، شماره‌ مربوط به دفتر روزنامه که اطلاعات از آن گرفته شده نوشته می شود. در ستون شرح توضیح مختصری از رویداد ثبت  می ‌شود.

در ستون بدهکار/بستانکار ، نوع بدهکار یا بستانکار بودن مراوده مالی انجام شده مشخص می ‌شود. در ستون تشخیص اختلاف بدهکار و بستانکار را مشخص و درصورتی که جمع بدهکار بیشتر باشد باقیمانده بدهکار بوده در ستون تشخیص عبارت “بد” درج می ‌شود؛ در صورتی که جمع بستانکار بیشتر باشد، باقیمانده بستانکار بوده در این ستون عبارت “بس” ثبت می‌ گردد. در ستون باقیمانده نیز اختلاف  بدهکاران و بستانکاران نوشته می ‌شود.

اشتباهات در نوشتن دفاتر خاص و نحوه اصلاح آن

اقدام بعدی پس از دریافت دفاتر خاص نگارش و تنظیم این دفاتر است. بر همین اساس بروز اشتباه در این دفاتر اجتناب ناپذیر بوده و ممکن است حسابداران در زمان وارد نمودن اطلاعات در دفاتر دچار اشتباهاتی شوند. نکته بسیار مهم این است که امکان تصحیح این اشتباهات وجود دارد اما اصلاح اشتباه در هر یک از مراحل با یکدیگر فرق می کند.

در برخی موارد می توان به راحتی اشتباه انجام شده را خط زده و رقم صحیح را وارد نمود اما در برخی موارد امکان انجام چنین کاری وجود ندارد. به منظور عدم بروز اشکال در نوشتن دفاتر خاص رعایت موارد زیر پیشنهاد می شود:

• از دفتر چرک نویس روزنامه و کل استفاده شود؛ پس از انطباق و اطمینان، اطلاعات به دفاتر اصلی منتقل شود .
• در صورت بروز اشتباه در دفاتر قانونی، از تیغ و یا لاک غلط‌ گیر استفاده نشود؛ در چنین مواقعی باید با خودکار قرمز روی عبارت اشتباه یک خط کشید؛ سپس عبارت صحیح با خودکار مشکی در بالای آن درج شود.
• در برخی موارد نیز جهت اصلاح اشتباهات در تحریر دفاتر قانونی باید نسبت به ثبت سند اصلاحی اقدام نمود.
• مانده‌ گیری از ترازها در پایان هر هفته به تنظیم صحیح دفاتر خاص کمک زیادی می‌ کند.

کاربرد دفاتر خاص و نکات مهم آن

نکات کاربردی دفاتر خاص به منظور تنظیم و نگارش درست این دفاتر به شرح زیر می باشد:

• تحریر دفاتر قانونی باید با خودکار مشکی یا روان نویس انجام شود. به منظور تسهیل و جلوگیری از بروز خطا بهتر است تا ابتدا آن را با مداد نوشته و سپس با خودکار پر رنگ شود.
• مطلب نوشته شده باید بدون خط خوردگی و از قلم افتادن مطالب و به شکلی صحیح بر روی سطرها نوشته شده باشد.
• سعی شود در مکانی آرام نگارش دفاتر انجام گیرد تا تمرکز کافی وجود داشته باشد.
• دفاتر خاص حتی در صورت وجود نرم‌ افزارهای حسابداری ، باید به صورت دستی نوشته شود.
• به منظور بستن آخر اسناد دفتر روزنامه و نیز انتهای حساب‌ های دفتر کل از یک خط مورب استفاده ‌شود.

دلایل رد دفاتر خاص

کاربرد دفاتر خاص در مباحث مالیاتی اهمیت تلاش به منظور عدم رد این دفاتر را بیش از پیش مشخص می کند. دفاتر خاص در پایان هر سال مالی باید توسط کارشناس مالیاتی تایید شود، اما این امکان وجود دارد که بنابر دلیلی همچون مشکلات تحریر دفاتر و رعایت نکردن موارد قانونی این دفاتر توسط کارشناس مالیاتی رد شوند.

موارد عمده رد دفاتر خاص عبارتند از:

• عدم ثبت رویدادهای مالی در دفاتر
• ثبت وقایع و رویدادهای مالی در حاشیه دفاتر.
• ثبت وقایع و رویدادهای مالی در بین خطوط دفاتر.
• پاک کردن اطلاعات موجود در دفاتر
• قرار دادن صفحات خالی در بین صفحات دیگر
• بستانکار شدن حساب‌ های نقدی و بانکی بدون پیوست نموده پرینت حساب ‌ها.
• تاخیر در تحویل اصلاحات پس از به وجود آمدن اشتباه.
• عدم تحویل دفاتر
• تحریر دفاتر سال‌های گذشته به جای استفاده از دفاتر فعلی.
• عدم تطابق اطلاعات موجود در نرم افزار حسابداری با تحریر دفاتر صورت گرفته.
• ثبت غیر واقعی هزینه‌ ها و درآمدها
• ثبت رویداد مالی با استفاده از ابزارهایی که به آسانی قابل محو شدن باشند مثل مداد و مواد گرانیتی.
• تاخیر بیش از حد در تحریر دفاتر تا زمان تحویل.
• همخوانی نداشتن مطالب نوشته شده در دفاتر مشاغل با اطلاعات موجود در سیستم‌ های الکترونیکی که در آن اطلاعات اشخاص ثبت شده است.
• رها کردن سطرهای خالی بیش از حد در تحریر دفاتر قانونی و دفاتر روزنامه به هر منظوری.

سوالات متداول کاربرد دفاتر خاص

در این بخش به تعدادی از سوالات پر تکرار کاربران در زمینه کاربرد دفاتر خاص اشاره می کنیم.